ReadyPlanet.com
dot
dot
dot dot
การเพิ่มผลผลิต สำหรับพนักงานสำนักงาน article

การเพิ่มผลผลิตในงานสำนักงาน

                การเพิ่มผลผลิต เป็นแนวความคิดในการทำงานให้มีประสิทธิภาพ มิใช่การเพิ่มผลิตผล (Product increase) โดยที่มีการเพิ่มปัจจัยนำเข้า ที่มีสัดส่วนมากกว่าผลลัพธ์ แต่จะต้องทำให้เกิดผลลัพธ์ที่สัดส่วนที่มากกว่าปัจจัยนำเข้า

                การทำงานในสำนักงาน จะมีค่าใช้จ่ายประจำเป็นต้นทุนที่สูง หากการให้บริการ มีขนาดไม่ใหญ่พอ อัตราส่วนระหว่าง ผลงานที่ได้เพิ่มขึ้นจะได้ไม่ถึงจุดพอดี (optimum) การพิจารณาเกี่ยวกับการเพิ่มผลผลิต มีหลักว่าถ้าเป็นงานพัฒนา (development) ให้พิจารณาด้านผลงาน ถ้าเป็นงานธุรการ (administrative work) ให้พิจารณาด้านปัจจัยที่ใช้การเพิ่มผลผลิต จะต้องเริ่มจากการมองให้ออกว่างานใดจะเพิ่มผลลัพธ์ได้บ้างและงานใดจะลดปัจจัยที่ใช้ลงได้บ้าง

                งานสำนักงาน เป็นงานที่มี คนนั่งโต๊ะประจำ การเพิ่มผลผลิตจะต้องยึดหลัก การทบทวนงานตนเอง

                µ ลดเวลาการทำงาน 30%

            µ ลดเอกสาร 30%

            µ เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน 30%

                ข้อพิจารณาการหาวิธีเพิ่มผลผลิต

                µ ด้วยวิธีง่ายๆ (simple) ซึ่งจะสามารถจัดทำโดยสะดวกด้วยตนเอง

                µ ทำงานให้เล็ก (small) หมายถึง ไม่ใช่วาดแผนการไว้มากมาย แต่ไม่ทำอะไรออกมาให้เห็นได้ จับต้องได้เลย แต่การทำงานที่สามารถเห็นได้ จะทำให้ชี้ชัดลงไปถึงการทำงานให้ดีขึ้น

                µ ทันท่วงที (prompt) ไม่เพียงแต่ทำเร็ว แต่จะต้องทำให้ถูก ในเวลาที่ควรด้วย

                ขั้นตอนการปฏิบัติ

                µ Reduce Document

            µ Reduce Storage of Document

            µ Improve Efficiency

            µ Review of Current Work

            การเพิ่มประสิทธิภาพงานจัดเก็บเอกสาร

                µ กำหนดลักษณะเอกสารที่จะเก็บ

                µ กำหนดจำนวนเอกสารที่จะเก็บ

                µ ลดสำเนา (เจ้าของเรื่องเก็บคนเดียว)

                µ กำหนดอายุเอกสาร อาจจะเป็น 1-6-12 เดือน

                µ เลิกคิด และเลิกพูดคำว่า “เอาไว้ก่อน”

            การลดงานเอกสาร

                µ ใช้กระดาษ A4

            µ ลดเอกสารอ้างอิง

                µ ลดการพิมพ์

                µ เขียนด้วยมือ

                µ หยุดซื้อตู้เอกสาร

                µ เก็บข้อมูลสำคัญในแผ่น Disc หรือ CD

            กิจกรรมซึ่งต้องลดเวลาทำหรือขจัดออกไป

                µ การค้นหาเอกสาร การติดตามข้อมูล

                µ การพูดคุยในเวลาทำงาน

                µ การประชุมที่มีการเลี้ยงใช้เวลามากเกินไป

                µ การพูดคุยโทรศัพท์นานเกินจำเป็น

                µ การเดินทางโดยไม่จำเป็น

                µ การกดโทรศัพท์โดยไม่จำเป็น

                µ การค้นหาพัสดุที่เก็บผิดที่

                µ การนัดหมายทางสังคม

                µ การรับแขกที่ไม่ได้นัดหมาย

                µ การแก้ไขงานที่ผิดพลาดบ่อยๆ

                µ ฯลฯ

 

แนวความคิดและภาพลักษณ์ที่ถูกต้องต่องานสำนักงาน

                แนวความคิด งานสำนักงานเป็นงานสนับสนุน (operation support) ที่จะช่วยให้งานฝ่ายต่างๆ ดำเนินไปได้อย่างมีประสิทธิภาพ

                ภาพลักษณ์ คนทั่วไปมองงานสำนักงานเป็นงานจิปาถะ ซึ่งแม้แต่ตัวพนักงานเองก็น้อยเนื้อต่ำใจ พูดอยู่เสมอว่า เป็นงานจับฉ่ายหรือเป็นงานกระโถนท้องพระโรง แท้จริงแล้วงานสำนักงานเป็นงานที่จะทำให้เกิดผลสำเร็จในด้านต่างๆ เปรียบได้กับกองกลางและกองหลังของทีมฟุตบอล ต้องทำหน้าที่ลำเลียงลูกส่งกองหน้า แม้มิได้เป็นผู้ทำประตู แต่ต้องป้องกันการเสียประตู แม้มิได้หาลูกค้า แต่ต้องรักษาลูกค้าด้วยเช่นกัน

                ที่กล่าวมาข้างต้น จะต้องทำความเข้าใจให้ชัดเจน มิฉะนั้นพนักงานจะทำงานอย่างเสียมิได้ และไม่ประสบความสำเร็จในหน้าที่การงาน

 

ขอบเขตและความสำคัญของงานสำนักงาน

                ขณะนี้งานธุรการ (administrative work) กับงานสำนักงานทั่วไป (office work) จะถูกนำมาปะปนกันจนแยกไม่ใคร่ออกกลายเป็นงานธุรการทั่วไป (general affairs)

                ดั้งเดิมงานธุรการมีขอบเขตอยู่ในงานหนังสือ ซึ่งทางราชการเรียกว่าสารบรรณ อันเป็นงานเกี่ยวกับหนังสือ นับตั้งแต่ ร่าง เขียน พิมพ์ ทำสำเนา รับ-ส่ง บันทึก ย่อ เรื่อง เสนอ สั่งการ ตอบ เก็บรักษา ค้นหา ซึ่งจะเป็นงานด้านข่าวสาร หรือเรียกว่า สารสนเทศ (information)

            ส่วนงานสำนักงานทั่วไป เป็นงานที่มีขอบเขตกว้างขวางมากเพราะเป็นงานให้ความสะดวก เป็นงานบริการ รวมถึงการจัดหาและงานซ่อมบำรุง แต่เดิมจะมีงานอยู่ในสำนักงานแท้ๆ เช่น งานต้อนรับ/โทรศัพท์ การควบคุมดูแลอาคารสถานที่ ต่อมาก็รวมงานเรื่องการทำความสะอาด งานเรื่องยานพาหนะ และงานรักษาความปลอดภัย

                ปัจจุบันแต่ละบริษัทก็แยกงานธุรการและงานสำนักงานไม่ออก หรือแยกไม่เหมือนกัน เพราะจะต้องคำนึงถึงสถานการณ์ เกี่ยวด้วยปริมาณงาน และกำลังคน

                แต่ละบริษัทอาจจัดขอบเขตของงานให้มีความสมบูรณ์เฉพาะตัว และกำหนดหน้าที่งาน (job description) ให้ชัดเจน โดยให้ผู้ปฏิบัติงานรู้ว่า ใครมีหน้าที่อันใดก็ทำหน้าที่ของตนให้ดีที่สุดตามฝีมือ ความสามารถ ไม่ต้องมาคิดแบ่งว่างานใดเป็นงานธุรการ งานใดเป็นงานสำนักงานทั่วไป จะเหมาะสมกับสภาพที่เป็นจริง ความสำคัญของงานสำนักงานนั้นมีมาก แต่คนทั้งหลายมักมองข้ามเห็นเป็นงานพื้นๆ

                งานสำนักงานมีคุณค่าเป็นพิเศษในการสนับสนุนให้งานทุกอย่างเป็นไปได้ดีและประสบความสำเร็จ ขณะที่งานหลายแห่งเกิดความเสียหายมาแล้ว เพราะความล้มเหลวในงานสำนักงาน ถ้างานดำเนินไปได้อย่างราบรื่น ถูกต้อง ครบถ้วน สมบูรณ์ ก็ดูไม่มีอะไร แต่ถ้าหากติดขัดขึ้นมาจะเห็นความสำคัญว่าก่อปัญหามาก ในบางกรณีเกิดปัญหาร้ายแรง อย่างประมาณค่าไม่ได้

                ลองนึกถึงภาพการจัดงานใหญ่ๆ แล้วงานสำนักงานไม่พร้อมจะเป็นอย่างไร เช่น พิธีเปิดที่ทำการ แขกมาถึงไม่มีที่จอดรถ ทางเดินเข้าเฉอะแฉะ เจ้าหน้าที่ต้อนรับไม่มี ของที่ระลึกเสร็จไม่ทัน ไมโครโฟนหล่น เครื่องขยายเสียงไม่ดัง หรือมีเสียงรบกวน เปิดแพรคลุมป้ายแล้วหล่นลงมา ฯลฯ ผู้บริหารจะเอาหน้าไปไว้ที่ไหน

                ในบริษัทชั้นนำจะต้องให้ความสนใจ และคัดเลือกคนที่มีคุณภาพสูง ความสามารถสูง มารับผิดชอบงานสำนักงาน เพื่อให้เกิดความมั่นใจว่างานสนับสนุนจะมีความพร้อมอยู่เสมอ

                งานสำนักงานมีความสำคัญ ดังต่อไปนี้

1.        เป็นงานให้บริการ สนับสนุนงานของฝ่ายต่างๆ ให้แผนงาน หรือโครงการปรากฏเป็นลายลักษณ์อักษร ใช้อ้างอิงในภายหลังได้

2.        เป็นช่องทางการสื่อสารของฝ่ายต่างๆ เพราะงานทุกฝ่ายต้องผ่านเข้าออก

3.        เป็นจุดศูนย์กลางในการดำเนินงาน

4.        เป็นงานให้ความสะดวก

5.        เป็นงานสนับสนุนจัดเตรียมข้อมูลและเอกสาร

6.        เป็นหน่วยงานบริการให้การดำเนินงานของฝ่ายต่างๆ บรรลุวัตถุประสงค์ตรงตามเป้าหมาย

7.        เป็นหน่วยให้การประสานงานของทุกฝ่ายถูกต้องเรียบร้อย

8.        เป็นงานที่รับผิดชอบความถูกต้อง

9.        เป็นงานเก็บรักษาเอกสารสำคัญ

10.     เป็นกองกำลังของการทำงาน

ธุรกิจทุกแห่งต้องมีงานสำนักงานเป็นงานสนับสนุน ถ้าพนักงานสำนักงานด้อยประสิทธิภาพ งานของส่วนรวมทั้งบริษัทก็จะได้รับความเสียหายด้วย

 

บทบาท หน้าที่ และความรับผิดชอบของพนักงานสำนักงาน

                บทบาท

                µ ปฏิบัติตนตามระเบียบวินัย

                µ ปฏิบัติงานตามที่ได้รับมอบหมาย

                µ ให้ความร่วมมือแก่พนักงานอื่นๆ

                µ รู้หน้าที่และปฏิบัติตามหน้าที่อย่างตั้งใจและเต็มใจ

                µ ทำหน้าที่ด้วยความเอาใจใส่

                µ ทำหน้าที่ด้วยสติปัญญา ให้งานถูกต้องสมบูรณ์

                µ คิดปรับปรุงงานให้ดียิ่งขึ้น

                หน้าที่

                µ ให้บริการด้านการติดต่อทั้งภายในและภายนอก

                µ ให้บริการด้านงานเอกสาร

                µ ให้บริการด้านงานพิมพ์

                µ ให้บริการด้านการจัดเก็บ และรักษาเอกสารทั่วไป

                µ ให้บริการด้านการประสานงาน

                µ ให้บริการด้านการติดตามงาน

                µ ให้การประชาสัมพันธ์ที่ดี

                ความรับผิดชอบ ปฏิบัติงานให้บรรลุวัตถุประสงค์ และตรงตามเป้าหมายของงานในหน้าที่

 

คุณสมบัติของพนักงานสำนักงาน และความคาดหวังขององค์การต่อพนักงานสำนักงาน

                คุณสมบัติของพนักงานสำนักงาน

                µ รับผิดชอบสูง

                µ สุภาพและสงบเยือกเย็น

                µ คล่องแคล่วว่องไว

                µ รอบรู้งานในสำนักงานอย่างกว้างขวางถูกต้อง

                µ สนใจระเบียบงานต่างๆ

                µ สนใจติดตามงาน

                µ ความจำแม่นยำถูกต้อง

                µ เป็นระเบียบ

                µ กระตือรือร้น

                µ มีความสามารถในการติดต่อประสานงาน

                µ รอบคอบ

                µ มีไหวพริบ

                µ ตรงต่อเวลา

                µ มีมนุษยสัมพันธ์ที่ดี

                µ มีน้ำใจ ไม่เอาเปรียบผู้ร่วมงาน

                µ มีความคิดสร้างสรรค์

                µ ตั้งใจและสนใจในการทำงาน

                µ อดทน และซื่อสัตย์

                µ เก็บความลับได้

                µ จริงใจต่อผู้บังคับบัญชา และผู้ร่วมงาน

                µ เสียสละ

                µ กล้าตัดสินใจ

                µ สุภาพอ่อนโยน

                µ แก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าได้เป็นอย่างดี

                µ รักงานที่ตัวเองทำ

 

ความคาดหวังต่อพนักงานสำนักงาน

                µ ทำงานต้องสมบูรณ์

                µ ทำงานรวดเร็ว

                µ ให้บริการอย่างเสมอภาคเท่าเทียมกัน

                µ ให้ความสะดวก

                µ ช่วยประหยัดค่าใช้จ่าย

                µ ช่วยป้องกันความสูญหาย

                µ ช่วยขจัดความสูญเปล่า

 

การปฏิบัติงานธุรการและงานสำนักงานอย่างมีประสิทธิภาพ

                ประสิทธิภาพ (efficiency) เป็นสัดส่วนระหว่างผลงานที่ทำได้ (output) กับปัจจัยใช้ไป (input)

 

Efficiency = Output

                      Input

                    

            การใช้ปัจจัยในการทำงาน ไม่ว่าจะเป็นคน เงิน วัสดุ อุปกรณ์ รวมทั้งเวลา และทรัพยากรอื่นๆ ต้องก่อให้เกิดผลงานในสัดส่วนที่มากกว่าจึงจะถือว่าทำงานมีประสิทธิภาพ

                การปฏิบัติงานสำนักงานอย่างมีประสิทธิภาพจึงต้องลด Input เพราะจะไปเพิ่ม Output เป็นสิ่งยาก เนื่องจากเป็นงานสนับสนุนที่มีการกำหนดมาก่อนแล้วว่าต้องการผลงานเท่าใด

                การลด Input หรือปัจจัยในการทำงานจะต้องดูความเหมาะสมและความเป็นไปได้ไม่ให้เกิดผลกระทบต่อวัตถุประสงค์อื่นๆ เพราะหากลด Input มากจะมีผลให้เกิดความเสียหายต่อความรู้สึกของคนอย่างรุนแรง

                สิ่งที่ลดไม่ได้จะต้องใช้ประโยชน์ให้เกิดผลมากขึ้น คือ เพิ่ม Output อันส่งผลต่อประสิทธิภาพงาน เช่น แทนการลดคน จะต้องใช้คนให้เกิดผลงานเพิ่มขึ้น

                สิ่งที่ลดได้ เช่น เงิน วัสดุ เวลา จะต้องกำหนดวัตถุประสงค์ว่าจะลดอะไร และมีเป้าหมายว่าจะลดเท่าใด

                การลดเวลาปฏิบัติงานในแต่ละงานเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพที่ให้ผลชัดเจน และควรทำโดยเร็ว

                การปฏิบัติงานธุรการ จะต้องคำนึงถึงผลงานให้ได้ทั้งปริมาณ และคุณภาพ ควบคู่กันไป ไม่ใช่ผลิตผลงานได้มากมายแต่มีความผิดพลาดบกพร่องจนใช้ประโยชน์ไม่ได้ในทางกลับกันก็มิใช่ว่าพยายามทำงานทุกชิ้นอย่างมีคุณภาพสูงสุดจนเกินความจำเป็นและได้ปริมาณงานน้อยจนไม่คุ้มค่าของเวลาและค่าใช้จ่ายอื่นๆ

                การทำงานอย่างกระฉับกระเฉง ว่องไว ทะมัดทะแมง จนทำให้เกิดภาพที่ดีในสายตาคนทั่วไปมากกว่าการทำงานที่เนิบเนือย เฉื่อยชา และดูอุ้ยอ้ายน่ารำคาญ แต่ทั้งนี้มิได้หมายความว่าจะต้องทำงานอย่างรนราน จนดูเป็นลักษณะลุกรี้ลุกรน คนบางคนอาจจะดูทำงานไว เดินไปเดินมาขวักไขว่ แต่ที่จริงไม่ใคร่จะได้งาน ต่างกับผู้ที่ทำงานอย่างต่อเนื่องสม่ำเสมอ กลับผลิตงานได้มากกว่า เพราะเป็นการทำงานอย่างมีแผนงาน

                การรู้จักวางแผนปฏิบัติงาน จะช่วยให้ทำงานมีประสิทธิภาพเพราะจะใช้เวลาน้อยกว่าคิดทีทำที การวางแผนงานไม่ใช่จะต้องทำเป็นแผนใหญ่โตเหมือนแผนโครงการใหญ่ๆ ซึ่งมีความยุ่งยากซับซ้อน การวางแผนทำงานในงานสำนักงานก็คือ การกำหนดวัตถุประสงค์ เป้าหมาย และวิธีทำงานที่ดีที่สุดไว้ล่วงหน้า เพื่อใช้เป็นแนวทางทำงานให้บรรลุผลตามวัตถุประสงค์ตรงเป้าหมาย

                การปฏิบัติงานของพนักงานสำนักงานนั้นส่วนใหญ่จะเป็นการปฏิบัติงานตามที่มีการร้องขอ หรือสั่งการจากฝ่ายบริหาร รวมทั้งมีงานซึ่งเป็นกิจวัตรประจำวันที่ต้องปฏิบัติ และมักจะมีงานแทรกเป็นงานเร่งด่วนอยู่เสมอ เป็นเหตุให้การปฏิบัติตามแผนไม่สามารถดำเนินอย่างต่อเนื่อง แต่อย่างไรก็ตาม เมื่อได้ปลีกเวลาไปทำงานเร่งด่วน หรืองานได้รับมอบหมายพิเศษแล้วก็ควรที่จะกลับมาทำงานที่กำหนดไว้ในแผนงานให้มีความต่อเนื่อง ซึ่งมักจะพบอยู่เสมอว่าเมื่อหันไปทำงานพิเศษ หรืองานเร่งด่วนแล้ว ก็มักจะลืมงานที่กำหนดไว้ในแผน จะกลับมาทำอีกก็เมื่อใกล้กำหนดเวลาที่เป็นเส้นตาย จึงทำให้เกิดการทำงานแบบฉุกละหุกอยู่เสมอ

 

ที่มา : สมิต  สัชฌุกร  วารสาร For Quality




บทความ/วิชาการ

กลยุทธ์แก้สถานการณ์ขาด... Talent ของอินเดีย article
กลยุทธ์แก้ปัญหาการขาดแคลน Talent ของอินเดีย article
บริหารคนเก่งแต่ร้าย
มาเป็น “เสือนอนกิน” กับธุรกิจอพาร์ตเมนต์ให้เช่า (ตอนจบ) article
มาเป็น “เสือนอนกิน” กับธุรกิจอพาร์ตเมนต์ให้เช่า (ตอนแรก) article
คิดจะเปิด "บริษัท จำกัด" ทำอย่างไร ติดต่อที่ไหน article
เช่าทรัพย์กับภาษีอากร article
เสริมเขี้ยว SMEs : “งบการเงิน” ง่ายนิดเดียว article
6 แผนการเงินที่ควรทำ article
การวางแผนภาษีนั้นสำคัญไฉน article
Headline



bulletหน้าแรก
bulletสมัครงาน
bulletผลงาน
dot
Inhouse Training
dot
bulletหลักสูตร
dot
บริการด้านที่ปรึกษา
dot
bulletรู้เรื่อง SMEs
bulletรู้เรื่องการตลาด
bulletรู้เรื่องการบริหารจัดการ
bulletรู้เรื่องการเงิน
bulletรู้เรื่องการผลิต
dot
บริการด้านจัดทำบัญชี
dot
bulletรับทำบัญชี
bulletตรวจสอบบัญชี
bulletจดทะเบียนธุรกิจ
dot
รับข่าวสาร ฟรี!

dot
dot
บริการสรรพากร online
dot
bulletปฏิทินภาษีอากร
bulletขอมีเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากร
bulletขอคืนภาษี ภ.ง.ด. 90,91
bulletบริการจดทะเบียน online
bulletยื่นแบบผ่านอินเตอร์เน็ต
bulletติดต่อกรมสรรพากร
bulletDownload แบบแสดงรายการภาษี
dot
บริการบัญชีออนไลน์
dot
bulletข้อมูลผู้ทำบัญชีของนิติบุคคล
bulletข้อมูลผู้สอบบัญชีของนิติบุคคล
bulletค้นหาเลขทะเบียน เก่า-ใหม่
bulletค้นหาและจองชื่อนิติบุคคล
bulletแจ้งเพิ่ม ยกเลิก งานทำบัญชี
bulletแจ้งเพิ่ม ยกเลิก งานสอบบัญชี
bulletตรวจค้นข้อมูลทะเบียนธุรกิจ
bulletตรวจค้นข้อมูลงบการเงิน
bulletหลักเกณฑ์ในการยื่นงบการเงิน
bulletDownload แบบพิมพ์
dot
Link
dot
bulletกระทรวงพาณิชย์
bulletกระทรวงสรรพากร
bulletกรมพัฒนาธุรกิจการค้า
bulletกระทรวงแรงงาน
bulletสำนักงบประมาณ
bulletสำนักงานประกันสังคม
bulletสำนักงาน ก.พ.ร.
bulletSME BANK
bulletข่าวประจำวัน/หนังสือพิมพ์
bulletDownload
bulletรวมเว็บไซต์




Copyright © 2010 All Rights Reserved.
บริษัท เอส เอ็ม อี ดีเวลลอปเมนท์ แอนด์ คอนซัลแทนท์ จำกัด
27 หมู่ 4 ซอยบงกช 14 ถนนคลองสอง ตำบลคลองสอง อำเภอคลองหลวง จังหวัดปทุมธานี 12120
TEL: (02) 902-3243, (084) 6563355-77 FAX: (02) 902-3243 E-mail:sme@pacific.net.th,info@smednc.com